Du machst das Bombe! Tipps für motivierendere Jahresgespräche
„Och nöööööö – nicht schon wieder…“ Eine lästige Formalie, durch die Chefin und MitarbeiterIn irgendwie durchmüssen: So werden Jahresgespräche meistens betrachtet, geplant und geführt. Schade eigentlich! Denn das ungestörte, intensive Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter könnte ein echtes Highlight sein, für Mitarbeiter, Chefin und Organisation. Hier neun Tipps dazu:
1. Freuen Sie sich drauf! 45, 60 oder 90 Minuten lang die ungeteilte Aufmerksamkeit der Chefin haben, ohne Störungen, ohne Imponiergehabe der Kollegen: Für viele MitarbeiterInnen ist das Jahresgespräch ein Highlight! Wenn Sie es dazu machen. Und das fängt schon mal mit der Haltung dazu an. Also sehen auch Sie es als echte Chance und nicht als nervige Pflichtübung! Und schaffen Sie einen guten Rahmen, sprich: Laden Sie einige Tage vorher dazu ein, dann pünktlich starten, Türe zu, Wasser oder Kaffee her, Handy aus – und los gehts!
2. Motivieren Sie mit Stärkenfokus. „Das lief suboptimal, dies hätte besser sein können, und dort ist auch noch Luft nach oben“: So denken und sprechen viele Führungskräfte über ihre Mitarbeiter. Das ist auch erstmal nicht ganz verkehrt, denn es zeugt von Anspruch und kritischem, analytischem Denkvermögen. Aber nehmen Sie doch für die 2018er-Runde mal vor allem die Stärken Ihrer Mitarbeiter in den Fokus! Ihre Talente, ihre Begabungen, ihre Kompetenzen – wie haben die zu Erfolgen und Bestleistungen beitragen können? Und wie könnte das vertieft und erweitert werden? Denn die aktuellen Erkenntnisse der Hirnforschung belegen: Das Benennen und Anerkennen von Stärken, und zwar so spezifisch wie möglich, motiviert Menschen enorm, sich weiterzuentwickeln!
3. Frontscheibe statt Rückspiegel: Fragen Sie sich und Ihre MitarbeiterIn vor allem, wie das Gelungene, Erfolgreiche vertieft und erweitert werden kann. Was sollte dafür, auch an technischen, organisatorischen und sonstigen Rahmenbedingungen, so bleiben wie es ist – und was sollte sich ändern? Was für Hürden und Erschwernisse könnten aus Ihrer und aus Mitarbeitersicht aufkommen – und wie könnte ihnen begegnet werden? Welche neuen Herausforderungen trauen Sie IhreM MitarbeiterIn zu – und welche sie/er sich? Welche Form von Unterstützung ist dafür hilfreich oder nötig?
4. Kritik ja – aber konstruktiv. Sie müssen nicht jeden für alles dauernd in den Himmel loben, Sie dürfen und sollen auch kritisieren. Am wirksamsten: Wenn Sie es dosiert tun, also in etwa auf drei Viertel Lob ein Viertel Kritik. Und wenn Sie zu Tadelndes möglichst neutral und vorwurfsfrei anbringen und dabei so eng wie möglich an konkreten Beispielen entlangargumentieren. Fragen Sie IhreN MitarbeiterIn, wie dieseR selbst die eigenen Schwächen sieht. Und welche technischen, organisatorischen, weiterbildnerischen, Mentoring- oder sonstigen Maßnahmen es geben könnte, diesen entgegenzuwirken oder sie sonstwie weniger relevant zu machen. Seien Sie aber realistisch in Ihren Erwartungen: Über Jahrzehnte gelerntes Verhalten ändert sich nicht auf Knopfdruck und ohne „Rückfall“. Denn es hatte ja über lange Zeit seinen Nutzen.
5. Starten Sie mit den Wellness-Kandidaten: Es gibt ja Mitarbeiter, die einem besonders liegen, zu denen man einen speziellen Draht hat, die weit überdurchschnittliches leisten. Beginnen Sie die Jahresgesprächsrunde mit denen. Heben Sie sich die vermutlich schweren Brocken aber auch nicht ganz bis zum Schluss auf, sonst bildet oder verhärtet sich am Ende noch die Hackordnung allein durch den Terminkalender für die Jahresgespräche – und Sie wollen ja verflüssigen, in Bewegung bringen!
6. Keine Vermischung mit Kritikgesprächen: Wenn ein MItarbeiter gerade eine gröbere Fehlleistung begangen hat und/oder Sie sich mit ihr oder ihm gestritten haben – führen Sie ein knappes, anlassbezogenes Kritikgespräch zu eben diesem Thema/Vorfall – aber packen Sie das nicht in das Jahresgespräch mit hinein. Warten Sie vielleicht sogar ein wenig mit dem Jahresgespräch und lassen Sie ein wenig Gras über die Sache wachsen.
7. Vereinbaren Sie knapp und konkret. Zielvereinbarungssysteme sind in vielen Firmen und Organisationen üblich – leider. Denn diese Verfahren sind häufig enorm bürokratisch überfrachtet, ihr Nutzen ist schon alleine deshalb fraglich, weil vieles aus den Listen gar nicht überprüft oder gar sanktioniert wird. Soweit Sie das in der Hand haben, vermeiden Sie eine Verbindung zwischen dem Gespräch über Kompetenzen, Stärken und Schwächen und Bonuszahlungen oder sonstigen Gratifitikationen. Probieren Sie es lieber Mal mit einer knappen E-Mail an den MItarbeiter, in der die wichtigsten drei, vier Punkte des Gespräches festgehalten werden!
8. Quartals– statt Jahresgesprächen! Wenn Ihre Führungsspanne und Ihre Aufgaben das erlauben: Verständigen Sie sich mit IhreM MitarbeiterIn auf kürzere Boxenstopps zu den vereinbarten Themen unter dem Jahr. Da können Sie nachsteuern, auf Veränderungen der Geschäftsentwicklung etc. eingehen – und festigen den Draht zueinander.
9. Gönnen Sie sich nach dem Gespräch ein kurzes Selbstfeedback: Was lief gut, wo konnten Sie Ihre Stärken im Jahresgespräch ausspielen, was wollen und sollten Sie so beibehalten? Und was könnten Sie in den weiteren Gesprächen mehr oder anders machen oder auch einfach einmal ausprobieren?