Konstruktive Meetings – ein paar Tipps

Von Bea Eder

Keine Ressource wird in Organisationen so vergeudet wie die Energie, die ihre Mitarbeiter in und für Meetings aufwenden. Dabei sind gelungene Meetings enorm wichtig und hilfreich. Mit den Methoden der Positiven Leadership können Sie in Meetings für mehr Effizienz, Kreativität, Gesundheit und Gaudi in Ihrem Unternehmen sorgen. Wie das geht? Hier ein paar schwer wirksame und leicht umsetzbare Tipps dazu:

Start um 9.53 Uhr

Das so genannte Parkinsonsche Gesetz lautet: Arbeit dehnt sich immer auf genau die Zeit aus, die zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Einen großen Einfluss auf erfolgreiche Meetings hat daher das Timing: Planen Sie für Meetings immer etwas weniger Zeit als nötig. Lieber nach 50 produktiven Minuten vertagen als nach anderhalb Stunden Meetingkaugummi erschöpft vom Stuhl fallen! Setzen Sie ruhig mal eine ungerade Anfangszeit an. Und starten Sie unbedingt pünktlich! Das tun nämlich bestenfalls 50 Prozent der Meetings, hat der US-Forscher Steven Rogelberg ermittelt. Und ein unpünktlicher Start verschlechtert die Chancen auf eine produktive Sitzung enorm.  Vielleicht macht ja auch ein Kurzmeeting, ein so genannter Huddle, für Sie Sinn: 10 Minuten im Stehen, nur ein kurzer Abgleich, wer woran ist, und das drei- oder fünfmal die Woche – damit bekommen viele Teams und Organisationen enormen Wumms in ihre Arbeit.

„Du heute nicht“

Meeting-Audits haben ergeben: In mehr als jedem zweiten Meeting sitzen zwei oder mehr Personen zu viel, die eigentlich gar nicht da sein müssten oder sollten. Also bei der Agendaplanung darauf achten: Wer ist wann für wie lange nötig? Wer kann mit welchen Erfahrungen, Stärken, Kompetenzen etwas zu dem Meeting beitragen? Vielleicht reicht ja auch ein kurzer Input von Person X zum Anfang oder Ende des Meetings – und den Rest der Zeit kann er oder sie der sonstigen Arbeit nachgehen. Von Entscheidungen oder Diskussionen Betroffene können auch anders eingebunden und informiert werden – zum Beispiel durch die Einladung zu Impuls-Mails vorab oder Debriefs danach. Der legendäre Apple-Chef Steve Jobs hat einmal die Teilnahme an einer Runde im Weißen Haus mit Barack Obama abgesagt, weil ihm zu viele Menschen auf der Teilnehmerliste standen…    

TaDas statt nur ToDos

Der positive Auftakt eines Meetings hat enormen Einfluss auf die weitere Kreatitivät, Ideenfindung und Stimmung. Interesse, Freude, Stolz, Neugier und andere positive Emotionen sind nicht nur nett. Sondern sie stärken nachweislich a) unsere geistigen, seelischen und sozialen Fähigkeiten und b) sind eine Art Abwehrschicht gegen Stress, Ärger und andere negative Emotionen. Bis zu 30 Prozent unserer Leistungsfähigkeit, schreibt Daniel Goleman (der mit der emotionalen Intelligenz…), hängen von unserer Stimmung ab. Starten Sie also beispielsweise mit einer TaDa-Runde, nennen Sie oder lassen Sie Dinge benennen, die seit dem letzten Meeting gut gelaufen sind, erzählen Sie von Kundenkomplimenten oder lassen Sie jeden eine kleine Fortschrittsnachricht vortragen. Keine Sorge, Sie können nachher immer noch Probleme, Herausforderungen und Misserfolge ansprechen, aber fokussieren Sie zum Start lieber erstmal auf das WWW (What went well)! 

Reise nach Jerusalem

In vielen Meetings ist die Sitzordnung vorgegeben und immer gleich – und damit auch die Hackordnung. Menschen, die nebeneinander sitzen, stimmen einander häufiger zu. Wenn Sie also produktive neue Sichtweisen fördern wollen, setzen Sie sich immer mal wieder auf einen neuen Platz, nicht immer neben den selben Personen. Oder stellen Sie, so macht das angeblich Amazon, immer noch mal einen leeren Stuhl dazu, auf dem der imaginierte Kunde sitzt – hilft angeblich, dessen Perspektive stärker in den Raum zu holen.

„Jeder mal kurz…“

Es gibt die Lauten und Schnellen, die sich immer, mehrfach und länglich zu allem möglichen melden. Und es gibt die Introvertierteren, die fünf Mal nachdenken, bevor sie etwas sagen – aber deshalb nicht weniger wichtige Beiträge hätten – wenn sie nur dazu kämen… Immer gut daher: Entweder kurze Runden in das Meeting einbauen („Jeder mal bitte gerade zwei Sätze zu seiner Sicht auf Thema XY“) . Oder Einzelne gezielt ansprechen („Du als Expertin auf dem Gebiet, was meinst Du dazu?“)

Ende gut, alles gut 

Für unseren Eindruck von Filmen, Mehr-Gänge-Menüs, Ehen und Meetings sind der Anfang und das Ende entscheidend. Enden Sie also erstens pünktlich und zweitens mit einem Tusch, einem konstruktiven Abschluss. Das kann sein:

• ein Rückblick auf das Erreichte, die Fortschritte in dem Meeting
• ein nettes Video oder ein Song, der zum Thema der Sitzung passt
• eine Anekdote
• und ein – ernstgemeintes, spezifisches – Dankeschön an die Beteiligten schadet nie! 

Haben Sie weitere Ideen und Tipps für konstruktivere Meetings? Ich freue mich auf Ihre Anregungen!